GDPR Email Signature Disclaimer: What to Include (With Templates)

Als u zakelijke e-mails verstuurt vanuit de Europese Unie, heeft uw e-mailhandtekening waarschijnlijk een juridische disclaimer nodig. De vereisten verschillen per land, maar de algemene regels zijn duidelijk. Hier leest u wat u moet opnemen, plus kant-en-klare templates die u direct kunt kopieren.

Wat is wettelijk verplicht?

EU-regelgeving vereist dat commerciele e-mails de afzender identificeren. Uw e-mailhandtekening moet minimaal bevatten:

Volledige bedrijfsnaam (zoals geregistreerd)
Adres van de statutaire zetel
KvK-nummer
BTW-nummer (indien van toepassing)
Naam van de bestuurder(s) of verantwoordelijke persoon

Dit gaat niet alleen over de AVG. Deze vereisten komen voort uit EU-richtlijnen voor e-commerce, nationale handelswetten en het vennootschapsrecht. De AVG voegt de privacylaag toe bovenop: als u persoonsgegevens verwerkt (en e-mailadressen tellen mee), moet u ontvangers informeren over hun rechten.

Wanneer heeft u een disclaimer nodig?

Het korte antwoord: altijd, voor zakelijke e-mails. Het lange antwoord hangt af van uw situatie:

Vennootschappen (BV, NV, SA, SARL, GmbH, Ltd): Wettelijk verplicht. De meeste EU-landen verplichten bedrijfsidentificatie in alle zakelijke correspondentie, inclusief e-mails.
Zzp'ers en eenmanszaken: In de meeste EU-landen verplicht. U heeft minimaal uw juridische naam en zakelijk adres nodig.
Interne e-mails: Over het algemeen niet verplicht, maar veel bedrijven voegen toch een vertrouwelijkheidsbericht toe.
Persoonlijke e-mails: Niet verplicht.

Landspecifieke templates

Belgie

Het Belgisch vennootschapsrecht (Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen) vereist het volgende in alle uitgaande correspondentie:

[Bedrijfsnaam] | [Rechtsvorm: NV/BV/CV]
[Straat en nummer], [Postcode] [Stad], Belgie
BCE/KBO: [Ondernemingsnummer]
BTW: BE[BTW-nummer]
www.uwbedrijf.be

Frankrijk

Het Franse wetboek van koophandel (Code de commerce, artikel R123-237) vereist:

[Bedrijfsnaam] | [Rechtsvorm: SAS/SARL/SA]
[Straat en nummer], [Postcode] [Stad], Frankrijk
RCS [Stad]: [Registratienummer]
SIRET: [SIRET-nummer]
Capital social: [Bedrag] EUR

Nederland

De Nederlandse Handelsregisterwet schrijft voor:

[Bedrijfsnaam] | [Rechtsvorm: BV/NV]
[Straat en nummer], [Postcode] [Stad], Nederland
KvK: [Kamer van Koophandel-nummer]
BTW: NL[BTW-nummer]

Duitsland

De Duitse wetgeving is de strengste. Elke commerciele e-mail moet het volgende bevatten (volgens HGB en GmbHG):

[Bedrijfsnaam] | [Rechtsvorm: GmbH/UG/AG]
[Straat en nummer], [PLZ] [Stad], Duitsland
Handelsregister: [Rechtbank], HRB [Nummer]
Geschäftsführer: [Naam/namen bestuurder(s)]
USt-IdNr.: DE[BTW-nummer]

Duitsland vereist specifiek de naam van de bestuurder(s). Het weglaten hiervan kan resulteren in boetes. Als u meerdere bestuurders heeft, vermeld ze dan allemaal.

Een privacy- / AVG-vermelding toevoegen

Naast bedrijfsidentificatie raadt de AVG aan (maar verplicht niet strikt) om een privacyvermelding op te nemen in e-mailcommunicatie. Een praktische aanpak: voeg een korte regel toe die linkt naar uw privacybeleid.

Privacy: Dit e-mailbericht kan vertrouwelijke informatie bevatten. Als u niet
de beoogde ontvanger bent, verwijder dit bericht dan en stel de afzender op de hoogte.
Privacybeleid: [link naar uw privacybeleid]

Houd de disclaimer kort. Twee tot drie regels in een kleiner lettertype (10-11px). Lange juridische blokken onderaan elke e-mail worden zelden gelezen en maken uw handtekening rommelig.

Opmaaktop

Gebruik een lichtere tekstkleur (grijs, niet zwart) voor de disclaimer om deze visueel te scheiden van uw contactgegevens.
Gebruik een kleiner lettertype: 10px of 11px werkt goed.
Plaats de disclaimer onder een horizontale scheidingslijn.
Link naar uw privacybeleid in plaats van de volledige tekst op te nemen. Niemand leest een privacybeleid van 500 woorden dat in een e-mailhandtekening is geplakt.

De disclaimertoggle van EmailSign

EmailSign bevat een ingebouwde disclaimertoggle in de handtekeningbuilder. Schakel deze in, vul uw bedrijfsgegevens in en de disclaimer wordt automatisch opgemaakt en onder uw handtekening geplaatst. Het past zich aan voor mobiele schermen en gebruikt het juiste lettertype zodat het zichtbaar is zonder opdringerig te zijn.

U kunt de tekst aanpassen voor uw land of een link naar uw privacybeleid toevoegen. De disclaimer wordt bijgewerkt voor alle teamhandtekeningen als u gecentraliseerd beheer gebruikt.

Hulp nodig bij het bepalen wat er nog meer in uw handtekening hoort? Bekijk onze handleiding over handtekeningen per beroep voor rolspecifieke aanbevelingen.