How to Add an Email Signature in Outlook (Desktop, Web & Mobile)

Outlook komt in vier varianten: Klassiek desktop, Nieuw Outlook, Outlook op het web en mobiel. Elk behandelt handtekeningen anders. Deze handleiding behandelt ze allemaal, zodat u uw professionele handtekening kunt instellen ongeacht welke versie u gebruikt.

Klassiek Outlook (Desktop-app voor Windows)

Dit is de versie die de meeste zakelijke gebruikers draaien. Open Outlook en ga naar Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen. Klik op Nieuw, geef uw handtekening een naam als "Werk" en gebruik de ingebouwde editor om uw gegevens in te typen.

De ingebouwde editor is beperkt. U krijgt basisopmaak maar geen echte controle over de indeling. Voor een goed ontworpen handtekening bouwt u deze eerst in een extern hulpmiddel. Hier is de plaktruc belangrijk:

• Ctrl+Shift+V plakt zonder opmaak. Gebruik dit om ongewenste stijlen van een Word-document of website-kopie te verwijderen.
• Ctrl+V plakt met opmaak. Gebruik dit wanneer u een HTML-handtekening plakt vanuit een buildertool als EmailSign.

Wijs onder "Standaardhandtekening kiezen" uw handtekening afzonderlijk toe aan nieuwe berichten en antwoorden/doorsturen. Veel professionals gebruiken een volledige handtekening voor nieuwe e-mails en een kortere versie voor antwoorden.

Nieuw Outlook (Windows & Mac)

Microsoft rolt geleidelijk Nieuw Outlook uit. De handtekeninginstellingen staan op een andere plek: klik op het tandwielpictogram rechtsboven en ga vervolgens naar E-mail > Opstellen en beantwoorden. Scroll naar het gedeelte E-mailhandtekening.

Klik op Nieuwe handtekening. De editor hier is iets beter dan Klassiek Outlook, maar nog steeds beperkt. U kunt afbeeldingen direct invoegen, wat een verbetering is. Voor HTML-handtekeningen plakt u uw vooraf ontworpen design in de editor met Ctrl+V (Cmd+V op Mac).

Een eigenaardigheid: Nieuw Outlook verwijdert soms achtergrondkleuren uit geplakte HTML. Als uw handtekening gekleurde achtergrondsecties gebruikt, test dan na het plakken en pas indien nodig aan.

Outlook op het web (outlook.com / Office 365)

Log in op outlook.com of uw Office 365-portal. Klik op het tandwielpictogram en ga naar Alle Outlook-instellingen weergeven > E-mail > Opstellen en beantwoorden. De handtekeningeditor hier is de meest uitgebreide van alle Outlook-versies.

U kunt HTML direct plakken. De webeditor behoudt tabellen, kleuren en afbeeldingen goed. Stel uw standaarden in voor nieuwe berichten en antwoorden onderaan het gedeelte en klik op Opslaan.

Tip: als u handtekeningen voor een team beheert via Microsoft 365-beheer, kunt u organisatiebrede handtekeningen instellen met transportregels. Maar deze zijn alleen platte tekst en beperkt in ontwerp. Voor merkgebonden, meetbare handtekeningen werkt een speciaal hulpmiddel beter.

Outlook Mobiel (iOS & Android)

Open de Outlook-app, tik op uw profielpictogram en ga naar Instellingen > Handtekening. De mobiele handtekeningeditor is alleen tekst. U kunt hier geen HTML plakken of afbeeldingen toevoegen.

Dit is de grootste beperking van Outlook mobiel. Uw mooie desktophandtekening wordt vervangen door platte tekst op mobiel. De meeste professionals stellen een eenvoudige teksthandtekening in voor mobiel: naam, functie, telefoonnummer. Het is niet ideaal, maar beter dan niets.

Als u een consistente HTML-handtekening op alle apparaten nodig heeft, overweeg dan een handtekeningbeheertool die de handtekening serverzijdig injecteert voordat de e-mail wordt verzonden.

Afbeeldingsverwerking in Outlook

Outlook staat erom bekend afbeeldingen standaard te blokkeren. Ontvangers zien vaak een plaatshouder totdat ze op "Afbeeldingen downloaden" klikken. Om dit probleem te minimaliseren:

• Host afbeeldingen op HTTPS-URL's (niet HTTP). Outlook vertrouwt HTTPS-bronnen meer.
• Houd afbeeldingen klein. Bestanden onder 50KB laden sneller wanneer ze worden gedeblokkeerd.
• Stel altijd alt-tekst in op afbeeldingen. Wanneer afbeeldingen worden geblokkeerd, verschijnt de alt-tekst in plaats daarvan.
• Vertrouw niet op afbeeldingen voor cruciale informatie. Uw naam, telefoon en e-mail moeten altijd in tekst staan, niet ingebed in een afbeelding.

Veelvoorkomende Outlook-handtekeningproblemen

Als uw handtekening er anders uitziet dan wat u heeft ontworpen, controleer dan deze veelvoorkomende oorzaken:

• Lettertypewijzigingen bij antwoorden: Outlook past zijn eigen standaardlettertype toe op antwoorden en doorgestuurde berichten. Uw handtekeninglettertype komt mogelijk niet overeen met de rest van de e-mail. Stel het opmaaklettertype in de Outlook-instellingen in zodat het overeenkomt met uw handtekening.
• Extra regelafbrekingen: Klassiek Outlook voegt witruimte toe boven de handtekening. Verwijder de lege regels in de editor en sla opnieuw op.
• Handtekening verschijnt niet bij antwoorden: Controleer of de standaard voor antwoorden/doorsturen is ingesteld op uw handtekening, niet op "Geen."

Voor meer tips bij het oplossen van problemen, bekijk onze handleiding voor het oplossen van handtekeningproblemen.

Sla het installatiegedoe over

Handtekeningen instellen in vier versies van Outlook is omslachtig. EmailSign laat u uw handtekening eenmaal ontwerpen en met een enkele kopieer-plakactie in elke e-mailclient installeren. Het werkt ook met Gmail en Apple Mail als u meerdere clients gebruikt.